（北京物資學(xué)院，北京 100080）  宋  蘋

宋蘋（1984－）
女，北京人，研究方向?yàn)樾畔⒐芾砼c信息系統(tǒng)。

1  引言

    進(jìn)入20世紀(jì)80年代以后，國(guó)際經(jīng)濟(jì)大循環(huán)和世界市場(chǎng)發(fā)生了急劇變化。不容忽視的“3C”力量，即顧客(Customer)、競(jìng)爭(zhēng)(Competition)、和變化(Change)驅(qū)使企業(yè)進(jìn)入一個(gè)嶄新的領(lǐng)域，秉承顧客至上的原則。在這個(gè)十分注重顧客滿意度的信息時(shí)代，原封不動(dòng)地照搬以往的管理模式，會(huì)給企業(yè)帶來(lái)種種弊端。企業(yè)資源計(jì)劃就是使企業(yè)能夠適應(yīng)新的市場(chǎng)環(huán)境，使企業(yè)管理人員在管理理論和方法上做出深刻變革的手段之一。企業(yè)資源計(jì)劃（ERP, Enterprise Resources Planning）的概念是20世紀(jì)90年代初由Gartner Group Inc.公司提出的，ERP被定義為：從根本上重新思考和徹底改造企業(yè)流程，以便在當(dāng)今衡量績(jī)效的關(guān)鍵指標(biāo)諸如成本、質(zhì)量、服務(wù)、速度等方面取得突破性改善。企業(yè)資源計(jì)劃作為一種新的管理理論，在提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力方面意義重大。

    筆者認(rèn)為，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，建立起一個(gè)ERP系統(tǒng)并不困難，困難的是如何讓ERP系統(tǒng)真正產(chǎn)生效益。雖然整個(gè)社會(huì)在信息化建設(shè)方面投入了大量資源，但其發(fā)展現(xiàn)狀并不令人滿意，很多信息系統(tǒng)利用率很低。這其中，數(shù)據(jù)質(zhì)量是問(wèn)題的關(guān)鍵之一。客戶忠誠(chéng)度主要由企業(yè)與客戶及其他各方面溝通的有效性及準(zhǔn)確性來(lái)決定，系統(tǒng)運(yùn)營(yíng)效率也主要依賴于數(shù)據(jù)獲取的可靠性和及時(shí)性。而數(shù)據(jù)質(zhì)量很大程度上取決于信息化過(guò)程中數(shù)據(jù)準(zhǔn)備階段工作質(zhì)量的好壞。

2  數(shù)據(jù)的重要性

    ERP的主要作用就是對(duì)企業(yè)信息的整合，而信息的載體和表達(dá)都要通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)完成。對(duì)項(xiàng)目實(shí)施來(lái)說(shuō)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是最關(guān)鍵也是最困難的。

    很多企業(yè)在沒(méi)有實(shí)行信息化之前使用手工方式進(jìn)行管理。手工方式下的數(shù)據(jù)，更多的是以部門為單位進(jìn)行管理。部門之間用單據(jù)進(jìn)行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)，部門內(nèi)用臺(tái)帳進(jìn)行數(shù)據(jù)記帳，月底通過(guò)對(duì)帳保持部門內(nèi)和部門之間數(shù)據(jù)一致。這種沿用了幾十年的管理方式，與利用信息化進(jìn)行數(shù)據(jù)管理的思想和實(shí)現(xiàn)手段有很大差距。通常，存在以下三方面的前臺(tái)數(shù)據(jù)操作問(wèn)題：

    (1) 數(shù)據(jù)輸入不規(guī)范。同一部門不同的成員有不同的數(shù)據(jù)輸入格式，造成數(shù)據(jù)不單一。這顯然與ERP所追求的同一數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中保持唯一性的理念有很大差距；(2) 數(shù)據(jù)操作權(quán)限混亂，從而存在數(shù)據(jù)來(lái)源多，同一業(yè)務(wù)在不同部門的賦值不同，違背了ERP系統(tǒng)中同一數(shù)據(jù)的共享性；(3) 由于歷史原因，企業(yè)中的很多數(shù)據(jù)要么分散不全，要么帳實(shí)不符，這無(wú)形中加重了ERP數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難度。

    數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是保證ERP項(xiàng)目實(shí)施成功的必要條件。而信息規(guī)范化又是準(zhǔn)確性的前提。沒(méi)有規(guī)范化就談不上準(zhǔn)確。數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、及時(shí)性和完整性是企業(yè)信息化管理的基本要求。

3  如何進(jìn)行ERP系統(tǒng)上線前數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

    3.1  第一步：弄清有哪些數(shù)據(jù)要準(zhǔn)備

    ERP實(shí)施所要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)可被簡(jiǎn)單地分為兩大類：靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)，也可稱為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和事務(wù)數(shù)據(jù)。

    靜態(tài)數(shù)據(jù)是指生產(chǎn)活動(dòng)開(kāi)始前就可以著手準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)，如物料清單、工作中心的能力和成本費(fèi)率、工藝路線、倉(cāng)庫(kù)和貨位代碼、會(huì)計(jì)科目的設(shè)定、供應(yīng)商文檔和客戶文檔等。其特點(diǎn)是它在整個(gè)數(shù)據(jù)的生命周期中基本保持不變，同時(shí)它是動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)，公司所有業(yè)務(wù)人員通過(guò)調(diào)用靜態(tài)數(shù)據(jù)來(lái)保持同一數(shù)據(jù)在整個(gè)系統(tǒng)中的唯一性。

    動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)是指經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)活動(dòng)中發(fā)生的數(shù)據(jù)，不斷發(fā)生，經(jīng)常變動(dòng)，如客戶合同、庫(kù)存記錄、完工報(bào)告等都是不斷增減修訂，一旦建立，就需要隨時(shí)維護(hù)。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)按照時(shí)點(diǎn)來(lái)分，又可以分為期初數(shù)據(jù)和日常數(shù)據(jù)。其中上線時(shí)點(diǎn)的數(shù)據(jù)對(duì)ERP上線前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備尤其重要，它代表系統(tǒng)在期初上線這樣的時(shí)間點(diǎn)上公司動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的當(dāng)前狀態(tài)，被稱為期初數(shù)據(jù)（或者稱為初始數(shù)據(jù)）。期初數(shù)據(jù)既包括上線時(shí)點(diǎn)所有物料庫(kù)存的數(shù)量、金額、財(cái)務(wù)科目的余額，也包括那些未完未結(jié)的業(yè)務(wù)單據(jù)，像未交貨的銷售訂單、未付款的采購(gòu)訂單等。

    由于兩種數(shù)據(jù)類型不同，在實(shí)施過(guò)程中采取的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備對(duì)策也不同。靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的時(shí)間較長(zhǎng)，往往在實(shí)施的開(kāi)始階段就應(yīng)著手準(zhǔn)備，可以安排專人負(fù)責(zé)，而動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)間短，往往在系統(tǒng)上線切換點(diǎn)之前才開(kāi)始準(zhǔn)備，因而需要投入的人力也比較多，比如有些庫(kù)存余額要經(jīng)過(guò)全面盤點(diǎn)后才能得到準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。

    數(shù)據(jù)收集人員可以根據(jù)數(shù)據(jù)分類和數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的先后次序進(jìn)行列表，并對(duì)每項(xiàng)數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)一個(gè)收集表，下發(fā)到各部門，進(jìn)行摸底調(diào)查。物料數(shù)據(jù)是所有數(shù)據(jù)中數(shù)量最多且分布最廣的。這里所指的物料包含范圍很廣，既包括原材料、半成品、產(chǎn)成品，也包括設(shè)備、固定資產(chǎn)等。物料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是首先應(yīng)當(dāng)完成的重要任務(wù)。

    3.2  第二步：制定編碼規(guī)則和完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集

    明確了要準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)之后，就可以著手編碼了。編碼是將事物賦予一定規(guī)律性的易于人或計(jì)算機(jī)識(shí)別和處理的符號(hào)、圖形、顏色、縮減的文字等。

    ERP軟件對(duì)數(shù)據(jù)的管理是通過(guò)編碼實(shí)現(xiàn)的，編碼可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行唯一的標(biāo)識(shí)，并且貫穿以后的查詢和應(yīng)用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個(gè)可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫(kù)可以識(shí)別的唯一標(biāo)識(shí)方法。一個(gè)考慮周全的編碼體系需要跨部門反復(fù)討論。不同的數(shù)據(jù)可能有不同的編碼結(jié)構(gòu)，但必須遵循共同的編碼原則：

    (1)  唯一性：必須保證編碼對(duì)象與代碼之間一對(duì)一的關(guān)系，即一個(gè)編碼對(duì)象僅被賦予一個(gè)代碼，一個(gè)代碼只反映一個(gè)編碼對(duì)象；

    (2)  實(shí)用性：編碼體系應(yīng)當(dāng)符合企業(yè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，要從實(shí)用性出發(fā)，掌握好編碼的尺度，過(guò)細(xì)的編碼不實(shí)用，過(guò)粗的編碼不管用；?(3)  標(biāo)準(zhǔn)性：編碼應(yīng)充分考慮到與外部環(huán)境的接軌問(wèn)題，因而應(yīng)盡可能與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)相吻合。例如使用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)所確定的行業(yè)分類作為行業(yè)編碼，郵政編碼作為地區(qū)編碼等；

    (4)  統(tǒng)一性：編碼由一個(gè)或者若干個(gè)不同分類角度的分類碼構(gòu)成，在對(duì)象整個(gè)生命周期內(nèi)其標(biāo)識(shí)碼保持不變；

    (5)  易用性：編碼應(yīng)盡可能好記易用。越簡(jiǎn)短越好，避免使用特殊符號(hào)，常用的編碼應(yīng)盡量避免字母與數(shù)字混合，以提高錄入效率；

    (6)  合理性：編碼應(yīng)當(dāng)符合數(shù)據(jù)處理的要求，便于用計(jì)算機(jī)處理，易于編碼將在計(jì)算機(jī)信息處理系統(tǒng)中得以實(shí)現(xiàn)。
完成編碼規(guī)則后，依據(jù)編碼規(guī)則逐條確定靜態(tài)數(shù)據(jù)和編碼，從而完成整個(gè)靜態(tài)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理工作。

    3.3  第三步：數(shù)據(jù)錄入和系統(tǒng)上線

    準(zhǔn)備好基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就實(shí)現(xiàn)了ERP運(yùn)行的基礎(chǔ)。但ERP上線后，系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)是否能夠反映現(xiàn)實(shí)情況，就要看期初數(shù)據(jù)能不能及時(shí)準(zhǔn)確的收集。在數(shù)據(jù)的搜索整理過(guò)程中，數(shù)據(jù)組要不斷地對(duì)整理的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)和核對(duì)，以保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤與遺漏要及時(shí)與具體負(fù)責(zé)部門和人員進(jìn)行溝通。

    數(shù)據(jù)準(zhǔn)備到一定程度時(shí)，可以考慮進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和錄入工作，錄入前應(yīng)該將基礎(chǔ)數(shù)據(jù)原始檔案歸檔，對(duì)于以電子文本保存的數(shù)據(jù)，應(yīng)該將數(shù)據(jù)備分。通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導(dǎo)入這兩種。

    (1)  手工錄入調(diào)集人員將數(shù)據(jù)逐條錄入，或利用軟件復(fù)制類似數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行關(guān)鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的ERP軟件可以在錄入的同時(shí)自動(dòng)查錯(cuò)，保證了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。這種方法的缺點(diǎn)是工作量大，消耗時(shí)間長(zhǎng)。如果數(shù)據(jù)量不大，推薦利用此方法，錄入的數(shù)據(jù)安全可靠，事后檢查工作量也小。

    (2)  利用工具導(dǎo)入采用直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫(kù)的方法，這樣做的優(yōu)點(diǎn)是效率高、完成時(shí)間短。但存在的缺點(diǎn)是隱含錯(cuò)誤較多，不易于檢查。如果采用此方法，應(yīng)該在導(dǎo)入前的檢查工作中設(shè)立嚴(yán)格的檢查步驟，尤其在數(shù)據(jù)正確性檢查中，對(duì)重要字段要逐個(gè)檢查。

4  數(shù)據(jù)生命周期管理

    至此，整個(gè)ERP項(xiàng)目上線之前的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備宣告完成。但作為一個(gè)完整的系統(tǒng)，上線還只是ERP應(yīng)用的開(kāi)始，上線后在數(shù)據(jù)從產(chǎn)生到消亡的整個(gè)生命周期中，保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、時(shí)效性是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。在系統(tǒng)運(yùn)行期間，還要做到以下幾點(diǎn)。

    (1)  成立專門的編碼維護(hù)部門，根據(jù)編碼規(guī)則增添新編碼；

    (2)  系統(tǒng)管理員時(shí)刻關(guān)注系統(tǒng)數(shù)據(jù)問(wèn)題及時(shí)處理異常數(shù)據(jù)；

    (3)  系統(tǒng)運(yùn)行后，根據(jù)業(yè)務(wù)和管理的需要，要重新對(duì)部分操作規(guī)程進(jìn)行調(diào)整，增加新的數(shù)據(jù)項(xiàng)或更改原數(shù)據(jù)定義；

    (4)  定時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)備分，以便在出現(xiàn)突發(fā)數(shù)據(jù)災(zāi)難時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護(hù)，將損失減少到最低；

    (5)  及時(shí)清理垃圾數(shù)據(jù)，便于數(shù)據(jù)查詢和系統(tǒng)的運(yùn)行。

5  保證數(shù)據(jù)質(zhì)量的方法

    在上線前做好充分的數(shù)據(jù)收集工作，便與以后的數(shù)據(jù)匯總和檢查。在上線時(shí)，力保每一條期初數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，要盡早對(duì)賬，減少數(shù)據(jù)差異。在上線后，要從管理上嚴(yán)格要求業(yè)務(wù)處理與數(shù)據(jù)錄入同步進(jìn)行，不能積壓?jiǎn)螕?jù)一次性補(bǔ)錄。但無(wú)論如何數(shù)據(jù)都不太可能百分之百的準(zhǔn)確，這就需要企業(yè)有一套高效管理保證制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理數(shù)據(jù)問(wèn)題。企業(yè)在實(shí)施過(guò)程中應(yīng)建立起長(zhǎng)期的數(shù)據(jù)收集和審批機(jī)制，形成正規(guī)的制度和流程。嚴(yán)密的計(jì)劃和合理的組織是ERP系統(tǒng)成功的基礎(chǔ)，堅(jiān)持嚴(yán)格管理和定期檢查，數(shù)據(jù)質(zhì)量很快就會(huì)提高，企業(yè)實(shí)施ERP的效益就會(huì)初步體現(xiàn)。

參考文獻(xiàn)
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